Das Marketing für eine Festveranstaltung ist keine leichte Aufgabe. Es gilt eine Vielzahl von Dingen zu beachten, die für den Erfolg ihrer Veranstaltung wichtig sind. Mit diesem Leitfaden aus erster Hand gehen sie gut vorbereitet in jedes Agenturmeeting und wissen schon davor, worauf es wirklich ankommt. Die Angesagt GmbH berichtet ihnen aus der Praxiserfahrung. So wird Ihr Fest ein voller Erfolg, von der Idee bis zum vollen Festplatz. Ob Dorffest, Firmenfeier, Stadtfest, Vereinsjubiläum oder Oktoberfest: Jede erfolgreiche Festveranstaltung beginnt mit einer guten Planung – und mit dem richtigen Marketing. Viele Veranstalter unterschätzen, wie wichtig professionelle Werbung und klare Kommunikation sind. Dabei entscheidet gutes Marketing oft darüber, ob ein Fest leer bleibt oder gut besucht ist. In diesem Artikel erklären wir Schritt für Schritt, welche Marketingschritte wichtig sind – einfach strukturiert und praxisnah.

1. Die Grundidee des Festes festlegen

Am Anfang steht immer die Frage: Was für ein Fest soll es werden? Beispiele für häufige Festvarianten sind:

Familienfest
Volksfest
Firmenfeier
Streetfood-Festival
Musikfestival
Vereinsfest

Wichtig ist eine klare Linie: Welches Motto hat das Fest? Welche Stimmung soll entstehen? Gibt es besondere Highlights (Band, Show, Kinderprogramm)? Diese Grundidee bestimmt später alle Marketingmaßnahmen. Wenn sie eine Festveranstaltung planen und ein geeignetes Event-Marketing umsetzen wollen, so ist das Veranstaltungskonzept das Fundament. Das gilt im übrigen nicht nur für das Marketing, auch Themen wie Sicherheit und Logistik sind natürlich davon betroffen. Es gilt deshalb auch von vornherein zu vermeiden, dass Marketingmaßnahmen mit Sicherheitsmaßnahmen in Konflikt geraten. Weiter geht es im nächsten Schritt, wer kommt denn überhaupt auf das Fest.

2. Zielgruppe definieren

Feste sprechen ganz unterschiedliche Zielgruppen an. Nicht immer ist das auch im Einklang mit der gewünschten Zielgruppe der Veranstalter. Es ist deshalb wichtig, rechtzeit zu überlegen, an welche Festbesucher sich eine Veranstaltung richten soll. Auch für fest etablierte Veranstaltungen kann dieses Thema wichtig sein. Die Welt verändert sich, es kann passieren, dass ganze Besuchergruppen plötzlich wegfallen und man sich neu orientieren muss. Eine Auswahl typischer Besuchergruppen sind:

Familien mit Kindern
Junge Erwachsene
Senioren
Firmenkunden
Touristen

Dazu stellen sie sich folgende Fragen. Für ein neues Fest können Sie die Fragen noch nicht beantworten, hier muss man Einschätzen, beim Fest beaobachten und für das Folgejahr planen:

Wie alt ist meine Zielgruppe?
Wo wohnen die Menschen?
Wie kommen die Besucher auf das Fest, Auto, Bus, Bahn?
Gibt es bekannte Besuchergruppen, wie z.B. Sportvereine?
Wann kommen die jeweiligen Besucher am liebsten?
Was konsumieren die Besucher auf dem Fest?

3. Budget festlegen – was darf Marketing kosten?

Ein häufiges Problem: Marketing wird „nebenbei“ gemacht. Es wird nicht genau kalkuliert, welche Resourcen notwendig sind. Besser, planen sie von vornherein ca. 10 – 20 % des Gesamtbudgets für Werbung und zugehörige Organisation ein. Die Organisation erfolgt entweder durch eigene Mitarbeiter oder eine Marketingagentur als externen Dienstleister.

Hier ein Rechnenbeispiel das in etwa einer kleinen Veranstaltung mit ca. 500 Besuchern entspricht. Das Gesamtbudget des Fests liegt bei ca. 10.000 €, die für Dinge wie Zeltmiete, Sicherheit, Reinigung, etc. notwendig sind. Dann sollten sie ein Marketingbudget von ca. 1.000 – 2.000 € einplanen. Bei mehrjährigen Veranstaltung ggf. eine höhere Anfangsinvestition für die erste Erstellung von Designkonzept, Logo, Internetseite oder Social-Media-Auftritt. Eine typische Verteilung der Kosten sieht wie folgt aus. Agenturleistungen wie Logodesign, Druckvorlagenerstellung, Konzepte, Organisation und Abwicklung liegen bei ca. 50 % (ca. 750 € jährlich, ca. 2.000 € Anfangsinvestition). Kosten für Drucksachen wie Flyer, Plakate, Schilder und Banner bei 20 % (ca. 300 € jährlich). Kosten für Kooperationen, Gutscheine, PR & Pressearbeit machen ca. 20 % aus und liegen somit bei ca. 300 € jährlich. Wichtig, planen sie eine Reserve von ca. 10 % ein. Dann können sie auf Marketingchancen reagieren und haben etwas Puffer für unvorhergesehene Kosten. Überschüsse spart man für das Folgejahr oder zahlt sie je nach Organisationsform nach dem Fest wieder aus.

4. Die richtigen Medienkanäle auswählen

Den eigenen Festplan genau zu kennen hat Vorteile. Man kann das begrenzte Budget gezielt einsetzen, um genau die Menschen zu erreichen, die überhaupt als Besucher in Frage kommen. Das heisst in der Praxis: nicht überall werben – sondern gezielt. Es gibt verschiedene sogenannte Medienkanäle über die Marketing und Werbung möglich ist. Beispiele sind Online-Werbung, eine Website, ein Google Business Eintrag, Facebook & Instagram, Eventplattformen oder ein Newsletter. Nicht alle Kanäle eignen sich gleichermaßen. Für einen Newsletter z.B. müssen die entsprechenden E-Mail-Adressen vorhanden sein und auch aus rechtlicher Sicht für diesen Zweck genutzt werden dürfen. In allen Fällen ist es wichtig, darauf zu achten, dass Fakten klar und deutlich dargestellt werden. Dazu zählen der Termin, der Veranstaltungsrrt, das Festprogramm und Anfahrtshinweise. Insbesondere Festgelände sind oft nicht exakt in Navigationssystemen erfasst oder je nach Veranstaltung anders anzufahren.

Social Media Marketing, was ist sozialer als ein Fest? Sehr wichtig für Reichweite ihrer Veranstaltung sind sogenannte Instagram Reels, Facebook Events, kurze Videos, Behind-the-scenes. Und das gute ist, auf einem Fest gibt es so viel zu bieten. Um regelmäßig zu posten, eignen sich folgende Szenarien: der Aufbau Künstler Essen & Getränke Countdown. Sprechen sie mit Menschen, die bekannte Social-Mediakanäle betreiben, sogenannte Influencer. Man braucht keine Superstars um gute Ergebnisse zu erzielen, lokale Influencer mit 3.000–20.000 Followern reichen oft völlig aus und genießen durch lokale Bekanntheit besondere Glaubwürdigkeit. Je nach Professionalität und Reichweite der Accounts können sie als Gegenleistung ein Entgelt aber auch Freigetränke, Essensgutscheine oder Backstage-Zugang anbieten.

Suchen sie zum Beispiel Accounts, die sich auf eines der folgenden Themen spezialisiert haben:

Foodblogging
Stadtnews und Stadtmemes
Musik und Kunst
Familienblogging

Offline Werbung, ja das gibt es immernoch und unterschätzen Sie klassische Werbung nicht. Dazu zählen klassische Flyer, Plakate, Bauzaunbanner, Schilder im Ort und Werbeaufsteller. Diese Medien sind vor allem lokal extrem wirkungsvoll. Dazu gehört es, dass sie auch richtig eingesetzt werden. Gewinnen Sie z.B. Restaurants, die Flyer auf den Tischen auslegen, dafür wird im Gegenzug Werbung auf der Festveranstaltung für das Restaurant gemacht. Organisieren Sie z.B. eine Modenschau mit örtlichen Bekleidungsgeschäften auf der Veranstaltung, die vorher im Einzelhandel beworben wird.

5. Einladungen – persönlich wirkt am besten

Auf einem Fest gibt es verschiedene Gelegenheiten und auch gute Gründe, besondere Einladungen auszusprechen. Direkt und indirekt sind viele Menschen und Organisationen in eine Veranstaltung eingebunden. Diesen Einsatz kann man z.B. mit einer kleinen Dankeschönfeier würdigen. Gleiches gilt für Stammgäste mit besonderer Treue, ehemalige Veranstalter, Mitarbeiter und viele mehr. Dann gibt es natürlich noch die Eröffnung. Ein Fest ist etwas besonderes, also zelebrieren sie die Eröffnung entsprechend. Da heisst es dann, sehen und gesehen werden. Laden sie die Presse ein, gewinnen sie VIPs für ihre Veranstaltung, präsentieren sie, was sie zu bieten haben. Stellen sie Künstler vor, Organisatoren, regionale Behörden, Sponsoren, Partner, Familie, Gäste und Freunde. Persönlichkeit siegt, wenn es dass Budget erlaubt, versenden sie eine gedruckte offizielle Einladung mit Eröffnungsprogramm. Wenn das nicht möglich ist, machen sie sich die Arbeit und versenden sie persönliche E-Mails oder sprechen sie die Menschen direkt an.

6. Werbepartner und Sponsoren einbinden

Eine Veranstaltung ist ein attraktiver Werbeplatz. Dabei gilt, gemeinsam werben spart Geld. Finden sie Partner, die von ihrem Fest profitieren oder die ihre Zielgruppe zu schätzen wissen. Dazu zählen natürlich Brauereien, Getränkehändler und lokale Firmen aber auch Vereine oder Hotels. Bieten Sie als Gegenleistung eine Logoplatzierung auf Plakaten und Internetseite, einen Werbestand auf dem Festplatz, ein persönliches Interview oder die Nennung in sozialen Medien. So haben beide Seiten etwas davon.

7. PR und Pressearbeit

Lokale Medien lieben Veranstaltungen, das sollten sie nutzen. Ein Fest ist eine Medienwirksame Sache. Wenn es etwas zu feiern gibt, schaut man doch gerne hin. Für sie als Festveranstalter heißt das, senden Sie Presseinfos an regionale Zeitungen, binden sie das Stadtmagazin ein. Geben sie ein Interview im Radio. Schicken sie die Eröffnungstermine und das Festprogramm an relevante Online-Portale. Geben sie eine Pressekonferenz. Bei größeren Festen mehrere, ein vor dem Fest, eine während des Festes und eine Abschlosskonferenz. Kommunizieren sie wichtige Informationen am besten 3–4 Wochen vor der Veranstaltung und wenn möglich schon für das Folgejahr. Machen sie deutlich, was sie als Fest besonders macht und von anderen Veranstaltungen unterscheidet. Ein besonderer Ort, eine besondere Tradition, besondere Besucher, ein besonderes Angebot. Stellen sie einen festen Mitarbeiter ab, der sich um die Pressearbeit und entsprechende Anfragen kümmert oder beauftragen sie eine Agentur für diese Aufgaben, wenn es das Budget und die Festgröße zulässt.

9. Beschilderung auf dem Fest

Ein sehr wichtiges Thema, das oft unterschätzt wird ist die Beschilderung und Besucherführung auf Festen und Veranstaltungen. Neben der Notwendigkeit für die Sicherheit und reibungslosen Ablauf des Events bieten Schilder und Lagepläne auch eine sehr gute Möglichkeit den Fokus der Besucher zu nutzen um andere Informationen zu transportieren. Typische Schilder und Medien in diesem Zusammenhang sind Eingangsschilder, Lagepläne, Toilettenhinweise, Fluchtwegsschilder oder Bühnenhinweise. Gute Schilder bedeuten bessere Stimmung und mehr Sicherheit. Wer eine Toilette benötigt, freut sich über einen schnellen und ersichtlichen Weg dahin. Im Notfall ist eine gute Fluchtwegsbeschilderung unter Umständen sogar lebensrettend. Deshalb gilt, Sicherheit geht immer vor, nutzen sie solche funktionalen Schilder für andere Inhalte nur mit Bedacht und in Abstimmung mit dem Sicherheitskonzept. Außerdem gilt, weniger ist mehr, ein Schilderwald nützt auch niemandem, wie die meisten aus dem Straßenverkehr wissen. Trotzdem, nutzen sie Lagepläne um auch auf besondere Programmpunkte hinzuweisen, bewerben sie z.B. eine Happy Hour oder ausgewählte Essensstände. Nutzen sie z.B. die Toiletten, wer hier wartet, hat Zeit ein Plakat anzusehen.

10. Nach dem Fest ist vor dem Fest

Zuletzt nun der wohl wichtigste Ratschlag für Veranstaltungen, die mehrmals oder regelmäßig stattfinden (sollen). Marketing endet nicht mit dem Abbau, hier beginnt richtig gutes Marketing und zwar der Aufbau einer erfolgreichen Marke.

Denken sie schon vorher an das Nachher. Sammeln sie während des Festes informationen. Notieren sie, was gut funktioniert hat, was nicht und wie man Dinge verbessern kann. Entwickeln sie Ideen, strukturieren sie diese, schreiben sie alles auf. Denn man vergisst zum einen viele Dinge und zum anderen erscheinen Ideen während der emotionsgeladenen Festphase vielversprechend, stellen sich aber bei nüchterner Betrachtung als schwer umsetzbar heraus. Die Nachbereitung kann auch die Gäste einbinden. Posten sie Abschlussfotos, danken sie Gästen, sammeln sie Feedback. Bieten sie z.B. eine Newsletter Anmeldung. Verschicken sie z.B. informationen mit Frühbucherrabatt nur an Newsletter-Abonnenten.  So bauen Sie Reichweite für das nächste Event auf. Fazit: Erfolgreiches Festmarketing braucht Struktur – ein gutes Fest entsteht nicht zufällig.

Erfolgsfaktoren:

Hier nochmal unsere Erfolgsfaktoren für das Marketing eines Festes.

✅ klare Idee
✅ definierte Zielgruppe
✅ realistisches Budget
✅ Mix aus Online & Offline Werbung
✅ Social Media Präsenz
✅ Partner & Sponsoren
✅ Pressearbeit
✅ gute Beschilderung
✅ Nachbereitung

Wer diese Punkte beachtet, steigert Besucherzahlen, Umsatz, Beliebtheit und Bekanntheit deutlich.

Sie benötigen eine detailierte Beratung, Planung oder möchten Dienstleistungen in einem der erklärten Bereiche in Anspruch nehmen, dann wenden Sie sich doch an die Angesagt GmbH. Praktische Erfahrung in vielen Jahren und ein gutes Netzwerk steht ihnen gerne mit Rat und Tag zur Seite,

alle Infos finden sie auf www.angesagt-gmbh.de